出納・会計業務
- 収納口座と保管口座は管理組合理事長名義とし、印鑑は管理組合で保管、通帳は当社で保管することで分別管理を行います。
- 管理費、修繕積立金等は、集金代行会社にて各組合員指定の預金口座（一部の金融機関を除く）から口座振替にて振り替え、振替日から５営業日後に管理組合理事長名義の収納口座に収納します。
- 収納口座に収納された管理費から、当月の支払いに必要な費用のみを支払用口座に資金移動し、支払を行います。収納口座の管理費残額および修繕積立金は、翌月末までに各会計の保管口座に収納します。保管口座から支払資金の移動を行う場合は、都度、理事長様の承諾を得て実行します。
- 各会計の収支状況、未収納金の発生状況、入退去の状況、駐車場等の契約・解約の状況を毎月の月次収支報告書をもって理事長様にご提出します。
管理運営業務
- 補修工事、設備の保守点検等を外注する場合、発注や履行確認等の必要な業務を組合に代わって行います。
- 消防法により管理組合が行わなければならない防火管理業務を補助します。
- 総会、理事会の運営補助として、必要な資料の作成、案内通知、会場の準備等を行います。
- その他、「施設運営の補助」「各種契約の代行」「損害保険契約の補助」「長期修繕計画の立案補助」「通知事項の伝達」「官公庁、分譲業者等との折衝」等を行います。
未収納金の回収・対応について
- 毎月の月次収支報告書で未収金の発生状況および督促状況の報告を行います。
- 管理費等の未収納については管理委託契約に基づき、電話・文書・訪問などによる督促業務を行います。５ヶ月以上の長期滞納については内容証明郵便により催告状を送付します。また、通常督促業務で解消の目途が立たない場合には、専門部署と連携し、特別督促業務として法的対応のご提案、助言等、各ケースに応じたサポートを行います。
- 管理組合で未収金と督促の状況を明確に把握し、適切な対応を行うことを目的に、毎年通常総会で議案化することを提案しております。
